VACATURE

DIRECTIESECRETARESSE (32-36 uur)

 

Publicatiedatum: 13 november 2020 10:58

Hoe ziet je baan eruit?

Als Directiesecretaresse ben je het verlengstuk van onze 5-koppige Directie. Samen met je twee collega’s van het Secretariaat ben je erop gericht hen te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Je takenpakket is heel breed. Hierbij moet je denken aan agendabeheer, het voorbereiden van PowerPoint presentaties tot inbox-management en notuleren. Daarnaast vinden wij onze medewerkers erg belangrijk en zul je een bijdragen leveren in het blijken van waardering naar onze medewerkers in de vorm van het regelen van kerstpakketten en het organiseren van medewerkersbijeenkomsten. 

Je hebt zowel een uitvoerende als een ondersteunende rol. Daarbij is nauwkeurigheid, betrokkenheid en een hoog verantwoordelijkheidsgevoel essentieel. Je bent in staat structuur aan te brengen in je werkzaamheden, zodat de Directie optimaal wordt ondersteund. Je streeft naar een hoge klanttevredenheid voor onze collega’s en externe relaties.

Jouw werkzaamheden:

  • Je zorgt voor een optimale en efficiënte ondersteuning van de Directie op het gebied van agendabeheer en –planning, email/inbox-management en telefoonafhandeling;
  • Je zorgt voor het faciliteren van vergaderingen (opstellen en verspreiden van de agenda, voorbereiden en reserveren spreekruimte, etc.);
  • Je zorgt voor het notuleren van (project)overleggen;
  • Je zorgt tijdig voor de juiste acties omtrent bijzondere personele zaken (jubilea, verjaardagen, pensioen, etc.) in samenwerking met de Receptie;
  • Je ondersteunt bij het voorbereiden, coördineren en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen voor de interne organisatie;
  • Bij drukte, in vakantieperiodes en bij ziekte ondersteun je de Receptie in hun dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot (onder andere) de telefooncentrale, postverwerking en gastenontvangst;

Je verleent projectondersteuning bij lopende projecten binnen de organisatie, stelt de projectplanning op i.o.m. de projectleider, plant projectmeetings (zowel operationele als met stuurgroep), bewaakt deadlines en anticipeert proactief op het behalen hiervan, werkt actiepunten/besluitenlijst uit en zorgt dat de projectgroep/organisatie op de hoogte is van belangrijke informatie binnen het project;

Je signaleert mogelijke verbeteringen en/of vernieuwingen die in het algemeen het afdelings- en organisatiebelang dienen.

Jouw afdeling:

Het Secretariaat bestaat, met jou erbij, uit drie collega’s. Eefje (Directiesecretaresse/ Teamleider Receptie) en Michelle (Directiesecretaresse) zijn jouw directe collega’s. Eefje is in haar rol verantwoordelijk voor de Receptie. Logischerwijs vindt er een nauwe samenwerking plaats tussen deze afdelingen. Je wordt direct (functioneel) aangestuurd door de HR Manager en indirect (inhoudelijk) door de Directie.

Jouw kwaliteiten:

  •       Plannen en organiseren;
  •       Een luisterend oor kunnen bieden voor Directie en de interne organisatie;
  •       Oog voor de business en weten wat prioriteit heeft;
  •       Hoge mate van integriteit;
  •       Snel schakelen/ proactief zijn;
  •       Tegengas durven geven/ assertief zijn;
  •       Zelf met ideeën komen.

Wat vragen wij:

  •       HBO werk- en denkniveau;
  •       Een afgeronde opleiding tot Directiesecretaresse/Management Assistent (Schoevers of vergelijkbaar);
  •       Minimaal 5 jaar recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
  •       Gewend om planmatig en projectmatig te werken;
  •       Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  •       Goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  •       Uitstekende skills in het gebruik van MS Office (met name Outlook, PowerPoint & Excel).

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een nieuwe collega, die 32 of 36 uur beschikbaar is. Het exacte rooster zal in overleg worden bepaald. Vaste werkdagen zijn in ieder geval woensdag en vrijdag. De werklocatie is op ons hoofdkantoor in Eindhoven.

Wat bieden wij?

  •       Een professionele en dynamische werkomgeving waar veel ruimte is voor eigen inbreng en ideeën en ruimte voor ontwikkeling;
  •       Een organisatie die zowel interne als externe klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan;
  •       Je maakt onderdeel uit van een aanstekelijk en fijn werkklimaat waarin we mooie teamprestaties met elkaar realiseren en ook met elkaar vieren;
  •       Diverse leuke events die we regelmatig organiseren om het ‘samen zorgen we ervoor’ gevoel te versterken;
  •       Een aantrekkelijk salaris (het aanvangssalaris is € 2.892,93 bruto per maand op fulltime basis) met een groeipotentieel van 35%;
  •       Heel goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een premievrije pensioenregeling, 34 vakantiedagen op jaarbasis bij een fulltime dienstverband, een jaarbonus, gratis sportabonnement bij Basic Fit en een collectieve zorgverzekering.

Interesse?

Word je enthousiast van deze functie en denk jij dat je je bij Onemed thuis gaat voelen? Solliciteer dan via onderstaande link.

De sollicitatieprocedure

We starten met een kennismakingsgesprek met Annemarie (Corporate Recruiter) en Eefje of Michelle. Wanneer we van beide kanten enthousiast zijn over elkaar dan willen we je nóg beter leren kennen; dit doen we door middel van een persoonlijkheidstest en een kop koffie met een van onze directieleden. Na deze stap in de sollicitatieprocedure zullen we de arbeidsvoorwaardelijke afwikkeling verzorgen en kunnen we je welkom heten als onze nieuwe collega.

Heb je nog vragen?

Voor aanvullende informatie over het sollicitatieproces en/of algemene vragen kun je contact opnemen met Annemarie Reijerman ( Corporate Recruiter ) via a.reijerman@onemed.com.

 

Herken jij je in bovenstaande omschrijving? Solliciteer direct!

Extra gegevens