VACATURE

DIRECTIE ASSISTENT (medior)



Publicatiedatum: 23 augustus 2019 10:46

Met ruim 250 deskundige en bevlogen professionals ontzorgen wij ziekenhuizen, zorginstellingen, thuiszorgorganisaties, huisartsenpraktijken en particuliere klanten door het hele land. Wij geloven in een persoonlijke aanpak waarbij de juiste hulpmiddelen en deskundig advies de zelfredzaamheid van de patiënt verbeteren en bijdragen aan een betere kwaliteit van leven met minder complicaties. Wij beloven daarbij dat we elke dag samenwerken aan betere zorg.

OneMed groeit, daarom zijn wij voor de afdeling Secretariaat op zoek naar een collega die ons team komt versterken. Een enthousiaste persoonlijkheid die proactief de handen uit de mouwen steekt, weet waar de prioriteiten liggen en snel kan schakelen. Klantgericht en punctueel.

Hoe ziet je baan eruit?

Als Directie assistent ben je het verlengstuk van onze 3-koppige Directie. Samen met je collega Directie Assistent ben je erop gericht hen te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. Van agendabeheer tot het voorbereiden van PowerPoint presentaties. En van inbox-management tot het correct opslaan en bewaken van belangrijke documenten in ons archief. Ook projectondersteuning en facilitaire zaken zijn onderdeel van je takenpakket.

Je hebt zowel een uitvoerende als een ondersteunende rol. Daarbij is nauwkeurigheid, betrokkenheid en een hoog verantwoordelijkheidsgevoel essentieel. Je bent in staat structuur aan te brengen in je werkzaamheden, zodat de Directie optimaal wordt ondersteund. Je streeft naar een hoge klanttevredenheid voor onze interne en externe klanten.

Jouw werkzaamheden:

  • Je zorgt voor een optimale en efficiënte ondersteuning van de Directie op het gebied van agendabeheer en –planning, email/inbox-management en telefoonafhandeling;
  • Je zorgt voor het faciliteren van vergaderingen (opstellen en verspreiden van de agenda, voorbereiden en reserveren spreekruimte, etc.);
  • Je zorgt voor het notuleren van (project)overleggen;
  • Je zorgt tijdig voor de juiste acties omtrent bijzondere personele zaken (jubilea, verjaardagen, pensioen, etc.) in samenwerking met de Receptie;
  • Je ondersteunt bij het voorbereiden, coördineren en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen voor de interne organisatie;
  • Bij drukte, in vakantieperiodes en bij ziekte ondersteun je de Receptie in hun dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot (onder andere) de telefooncentrale, postverwerking en gastenontvangst;
  • Je zorgt voor het beheren, signaleren en actualiseren van het archief. Hierbij word je ondersteund door de receptie;
  • Je verleent projectondersteuning bij lopende projecten binnen de organisatie, stelt de projectplanning op i.o.m. de projectleider, plant projectmeetings (zowel operationele als met stuurgroep), bewaakt deadlines en anticipeert proactief op het behalen hiervan, werkt actiepunten/besluitenlijst uit en zorgt dat de projectgroep/organisatie op de hoogte is van belangrijke informatie binnen het project;
  • Je signaleert mogelijke verbeteringen en/of vernieuwingen die in het algemeen het afdelings- en organisatiebelang dienen.

Jouw afdeling:

Het Secretariaat bestaat, met jou erbij, uit twee collega’s. Eefje (Directie Assistent/ Teamleider Receptie) is jouw directe collega en is daarnaast verantwoordelijk voor de Receptie. Logischerwijs vindt er een nauwe samenwerking plaats tussen deze afdelingen. Je wordt direct (functioneel) aangestuurd door de HR Manager en indirect (inhoudelijk) door de Directie.

Jouw competenties:

  • Organisatiesensitiviteit
  • Zelfontwikkeling
  • Klantgerichtheid
  • Schriftelijke communicatie
  • Samenwerken
  • Resultaatgerichtheid

 Jouw kwaliteiten:

  • Plannen en organiseren
  • Een luisterend oor kunnen bieden
  • Hoge mate van integriteit
  • Snel schakelen/ proactief zijn
  • Tegengas durven geven/ zelf met ideeën komen/ assertief zijn

Wat vragen wij:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Een afgeronde opleiding tot Directiesecretaresse/Management Assistent (Schoevers of vergelijkbaar);
  • Minimaal 5 jaar recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • Gewend om planmatig en projectmatig te werken;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • Uitstekende skills in het gebruik van MS Office (met name Outlook, PowerPoint & Excel);

 Wie zoeken wij?

Wij zoeken een nieuwe collega, die 32 of 36 uur beschikbaar is. Het exacte rooster zal in overleg worden bepaald. Vaste werkdagen zijn in ieder geval maandag, woensdag en vrijdag. De werklocatie is op ons hoofdkantoor in Eindhoven (Dillenburgstraat). 

Wat wij jou bieden?

  • Een professionele en dynamische werkomgeving waar veel ruimte is voor eigen inbreng en ideeën en ruimte voor ontwikkeling.
  • Een organisatie die zowel interne als externe klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan.
  • Je maakt onderdeel uit van een aanstekelijk en fijn werkklimaat binnen een dynamische werkomgeving waarin we mooie teamprestaties met elkaar realiseren en ook met elkaar vieren.
  • Diverse leuke events die we regelmatig organiseren om het ‘samen zorgen we ervoor’ gevoel te versterken.
  • Een internationale werkomgeving waarin je alle gelegenheid krijgt om je verantwoordelijkheid verder te ontplooien en je leercurve te versnellen.
  • Een aantrekkelijk salaris (het aanvang salaris is € 2.836,21 bruto per maand op fulltime basis).
  • Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (zie algemene pagina “arbeidsvoorwaarden”).

Interesse?

Is deze functie je op het lijf geschreven? En denk jij dat je je bij OneMed thuis gaat voelen? Vul dan het online sollicitatieformulier in.

De sollicitatieprocedure:

We starten met kennismakingsgesprekken met Marijke (HR Manager) en Eefje. Een voorbereidingsopdracht is onderdeel van dit deel van de sollicitatieprocedure. Wanneer we van beide kanten enthousiast zijn over elkaar bieden we je de mogelijkheid om eens een kijkje te komen nemen op de afdeling Secretariaat, willen we je kennis laten maken met de aanwezige collega’s van de Receptie en drink je een kopje koffie met de Directieleden. Nog steeds een goed gevoel van beide kanten? Dan willen we je nóg beter leren kennen; dit doen we door middel van een persoonlijkheidstest. Na deze stap in de sollicitatieprocedure zullen we de arbeidsvoorwaardelijke afwikkeling verzorgen en kunnen we je welkom heten als onze nieuwe collega.

Heb je nog vragen?

Voor aanvullende informatie over het sollicitatieproces en/of algemene vragen kun je contact opnemen met Marijke Meeuwesen (HR Manager) via: 040-2308809. Voor functie-inhoudelijke vragen mag je contact opnemen met Eefje van de Wouw (040-2308827/ e.vd.wouw@onemed.com). 


Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Extra gegevens